Site yönetimi nasıl yapılır?
Yönetime yeni seçildiğinizde karşınızda genellikle iki şey olur: eksik bir daire listesi ve kimsenin tam olarak açıklayamadığı bir kasa bakiyesi. Aşağıdaki sıra, işi devraldığınız günden ilk dönemi kapatana kadar izlenebilecek bir düzen kurar.
1. Daire ve kişi listesini doğrulayın
Her şeyden önce kaç daire olduğu, hangisinde kimin oturduğu ve kimin malik olduğu netleşmeli. Devraldığınız liste büyük olasılıkla güncel değildir: taşınan kiracılar, el değiştirmiş daireler ve değişmiş telefon numaraları olağandır.
Malik ile kiracıyı baştan ayrı kaydedin. Aidat borcu dairenin üzerindedir; ödemeyi kiracı yapıyor olabilir. Bu ayrım kurulmadan tutulan listelerde, kiracı taşındığında geçmiş dönem borcunun kime ait olduğu tartışma konusu olur.
2. Devraldığınız bakiyeyi yazılı hale getirin
Göreve başladığınız gün kasada ve banka hesabında ne olduğunu, hangi dairelerin ne kadar borcu bulunduğunu bir devir kaydı olarak yazın. Bu tek adım, dönem sonunda ortaya çıkan anlaşmazlıkların çoğunu baştan keser.
Devir tarihi, kasa bakiyesi, banka bakiyesi, daire bazında devreden borç listesi ve varsa ödenmemiş tedarikçi faturaları.
Devreden borçları yeni dönem aidatıyla aynı kayda karıştırmayın.3. Dönem bütçesini ve aidatı belirleyin
Aidat tutarı tahminle değil, gider kalemlerinden çıkar. Geçen dönemin gerçekleşen giderlerini kalem kalem yazın: temizlik, asansör bakımı, ortak alan elektriği, su, personel, sigorta, beklenmeyen onarım payı. Toplamı daire sayısına ya da arsa payına göre dağıttığınızda aidatın dayanağı olur.
Bütçeyi yazılı yaptığınızda aidat artışını da açıklayabilirsiniz. Rakamın nereden geldiğini gösterebilen yönetim, itirazla daha az karşılaşır.
4. Aidatı tahakkuk ettirin, tahsilatı ayrı işleyin
Dönem başında her daire için aidat borcunu oluşturun. Buna tahakkuk denir ve daire ödemese bile kayıtta durur. Ödeme geldiğinde ayrı bir tahsilat kaydı girilir. İkisi ayrı tutulduğunda dönem içinde her an "ne kadar tahakkuk etti, ne kadar tahsil edildi, ne kadar kaldı" sorusunu yanıtlayabilirsiniz.
Yalnızca gelen ödemeleri kaydederseniz, hiç ödemeyen daire kayıtlarda görünmez. Aidat takibinde en sık yapılan hata budur.
5. Giderleri kalem ve tedarikçiyle kaydedin
Her harcamayı bir gider kalemine ve ödediğiniz tedarikçiye bağlayın; ödemeyi hangi kasadan ya da bankadan yaptığınızı da belirtin. "Muhtelif gider" gibi toplu kayıtlar dönem karşılaştırmasını imkânsız hale getirir.
Kasadan bankaya aktarma gibi hareketler gider değildir; bunları virman olarak kaydedin. Aksi halde aynı para hem gider hem gelir gibi görünür ve tablo gerçeği yansıtmaz.
6. Dönemi kapatırken neyi kontrol etmeli?
- Tahsil edilen toplam ile kasa ve banka hesaplarındaki artış uyuşuyor mu?
- Aynı ödeme iki kez girilmiş mi?
- Daire veya dönem bilgisi eksik kalmış tahsilat var mı?
- Kısmi ödemelerde kalan bakiyeler doğru mu?
- Virmanlar yanlışlıkla gelir ya da gider olarak sayılmış mı?
- Önceki dönemden devreden bakiyeler takip ediliyor mu?
Bu altı kontrolü her dönem sonunda tekrarladığınızda, yönetim devri geldiğinde ayrıca hazırlık yapmanız gerekmez; kayıtlar zaten teslim edilebilir durumdadır.