Blok ve daire tanımlarından malik-kiracı bilgilerine, aidat tahakkukundan kasa ve banka hareketlerine kadar bir site yönetiminin tuttuğu kayıtlar ve bunların birbiriyle ilişkisi.
Bir site yönetiminde tutulan bilgiler üç grupta toplanır: kim oturuyor, kim ne ödedi, para nereye gitti. Site yönetim programı bu üç grubu birbirine bağlar. Daire kaydı olmadan aidat, aidat olmadan tahsilat, tahsilat olmadan kasa bakiyesi anlam taşımaz. Kayıtlar bağlı tutulduğunda dönem sonunda tabloların birbirini doğrulaması beklenir.
Önce site yapısı tanımlanır: bloklar, bloklara bağlı daireler. Her daire kendi kaydına sahiptir; aidat tahakkukları, tahsilatlar ve bakiye bu kayıt üzerinden ilerler. Blok ayrımı olan sitelerde raporların blok bazında okunabilmesi bu tanımlara bağlıdır.
Aynı dairede malik ve kiracı farklı kişiler olabilir; aidatın kimden talep edildiği de değişebilir. Program malik ile kiracıyı ayrı kişiler olarak tutar ve ikisini de ilgili daireyle ilişkilendirir. Kiracı değiştiğinde daire kaydı korunur, kişi bilgisi güncellenir; geçmiş dönem kayıtları bozulmaz.
Aidat tahakkuku dairenin borcunu, tahsilat bu borca karşılık gelen ödemeyi, gider ödemesi yönetimin harcamasını oluşturur. Üçü de ilgili kasa veya banka hesabına işlendiğinde dönem sonu bakiyesi kayıtlardan hesaplanabilir hale gelir. Ayrı dosyalarda tutulan listelerde bu bağ kurulamaz.
Asansör bakımı, temizlik, ortak alan elektriği gibi harcamalar gider kalemi olarak tanımlanır ve ilgili tedarikçiyle ilişkilendirilir. Böylece dönem karşılaştırmasında hangi kalemin arttığı, hangi tedarikçiye ne ödendiği kayıt üzerinden izlenir.
Yönetim kadrosu kayıtların tamamını görür; daire sakini yalnızca kendi hesap ekstresini, duyuruları ve kendi taleplerini görür. Bu ayrım hem gizliliği korur hem de sakinin kendi bakiyesini sorması gereken durumları azaltır.
Hesabınızı oluşturun, sitenizi ve dairelerinizi tanımlayın, ilk aidat döneminizi kaydedin.