Dönem aidatını daire bazında tahakkuk ettirin, tahsilatları kaydedin, kısmi ödemelerde kalan bakiyeyi izleyin. Aidat takibinin kayıt düzeni bu sayfada.
Aidat takibinde en sık karışan nokta budur. Tahakkuk, dairenin ilgili döneme ait borcunun oluşturulmasıdır; daire ödemese bile borç kayıttadır. Tahsilat ise bu borca karşılık alınan ödemedir. İkisi ayrı tutulduğunda "tahakkuk eden ne kadar, tahsil edilen ne kadar, kalan ne kadar" sorusu tek bakışta yanıtlanır. Yalnızca gelen ödemeler kaydedildiğinde ödemeyen daire hiç görünmez.
Aidat kayıtları döneme bağlanır. Eylül dönemi aidatı ile Ekim dönemi aidatı ayrı kayıtlardır; ödeme geldiğinde hangi döneme sayıldığı bellidir. Dönem ayrımı yapılmadığında önceki aylardan devreden borçlar yeni dönemin içinde erir ve bakiye takip edilemez hale gelir.
Daire borcunun tamamını değil bir kısmını ödeyebilir. Tahsilat girildiğinde kalan bakiye otomatik olarak güncellenir; borç kapandı olarak işaretlenmez. Kısmi ödemelerin doğru tutulması, dönem sonunda toplam alacağın gerçeği yansıtması için gereklidir.
Banka üzerinden gelen ödemelerde açıklama çoğu zaman eksiktir. Tahsilatı kaydederken daireyi ve dönemi seçmek, ilerleyen aylarda "bu para kimden geldi" sorusunu ortadan kaldırır. Açıklaması belirsiz hareketler netleşmeden ilgili daireye işlenmemelidir.
Her daire için tahakkuk ve tahsilat hareketlerinin tarih sırasıyla listelendiği, yürüyen bakiye gösteren bir ekstre alınabilir. Sakinle bakiye konuşulurken tartışmayı bitiren şey bu dökümdür. Sakin aynı ekstreyi sakin portalından kendisi de görüntüleyebilir.
Her tahsilat bir kasa ya da banka hesabına işlenir. Böylece dönem sonunda tahsil edilen tutar ile hesaplardaki artış karşılaştırılabilir. Bu bağ kurulmadığında aidat tablosu ile kasa bakiyesi birbirini doğrulayamaz.
Dönem aidatını tahakkuk ettirin, gelen ödemeleri girdikçe daire bazında bakiyeyi görün.