Aidat tahakkuku ve tahsilat takibi nasıl yapılır?
Aidat takibinde yaşanan sorunların büyük bölümü tek bir karışıklıktan doğar: tahakkuk ile tahsilatın aynı kayıt sanılması. Bu ayrım kurulduğunda kalan her şey kendiliğinden yerine oturur.
1. Tahakkuk ile tahsilat arasındaki fark
Tahakkuk, dairenin ilgili döneme ait aidat borcunun oluşturulmasıdır. Daire hiç ödeme yapmasa bile bu kayıt durur ve alacağınızı gösterir. Tahsilat ise bu borca karşılık alınan ödemedir.
İkisini ayrı tutmanın pratik karşılığı şudur: yalnızca gelen ödemeleri kaydeden bir yönetim, hiç ödeme yapmamış daireyi kayıtlarında göremez. Borç görünmediği için takip de edilemez. Tahakkuk kaydı, ödemeyen daireyi listede tutan şeydir.
A Blok Daire 12 için Eylül dönemi 2.000 TL tahakkuk edilir. 1.250 TL tahsilat girilir. Kalan bakiye 750 TL olarak görünür ve Ekim dönemine devreder.
Rakamlar yalnızca kayıt düzenini açıklamak için verilmiştir.2. Her kaydı bir döneme bağlayın
Aidat kayıtlarında dönem, tutar ve vade açık olmalı. Açıklama alanına yalnızca "aidat" yazmak yerine kaydın hangi döneme ait olduğunu belirtin. Bir ödeme geldiğinde hangi dönemin borcuna sayıldığı belirsizse, birkaç ay sonra bakiyeyi kimse çözemez.
Dönem ayrımı yapılmadığında geçmiş aylardan devreden borçlar yeni dönemin içinde erir. Toplam rakam doğru görünse bile hangi dairenin hangi aydan borçlu olduğu kaybolur.
3. Kısmi ödemeler ve kalan bakiye
Daire borcunun bir kısmını ödediğinde kaydı "ödendi" olarak işaretlemeyin. Tahsilatı gerçek tutarıyla girin; kalan bakiye kendiliğinden görünsün. Kısmi ödemelerin yuvarlanması, dönem sonunda toplam alacağın olduğundan düşük çıkmasına yol açar.
4. Banka açıklaması belirsiz ödemeler
Havale ve EFT açıklamaları çoğu zaman eksiktir; bazen ödemeyi yapan kişinin adı daire sahibinden farklıdır. Böyle bir hareketi tahmine dayanarak bir daireye işlemeyin. Önce doğrulayın, sonra kaydedin.
Doğrulanamayan tutarlar için geçici bir bekleme kaydı tutmak, yanlış daireye işlemekten daha iyidir. Yanlış işlenen tahsilat iki dairenin birden bakiyesini bozar.
5. Devreden borçlar ve gecikmeler
Ödenmeyen aidat bir sonraki döneme devreder. Devreden tutarı yeni dönemin aidatıyla tek bir rakama toplamak yerine ayrı izleyin; hangi dönemden ne kaldığı görünür kalsın. Gecikme konusunda bir uygulama yapılacaksa, dayanağı bu dönem bazlı kayıttır.
Sakinin kendi ekstresini görebildiği bir düzende, bakiye konuşmaları da bu döküm üzerinden yürür. Sakin portalı
6. Ay sonu kontrol listesi
- Dönem tahakkukları tüm daireler için oluşturuldu mu?
- Tahsil edilen toplam, kasa ve banka hareketleriyle uyuşuyor mu?
- Daire veya dönem bilgisi eksik tahsilat kaldı mı?
- Kısmi ödemelerin kalan tutarları doğru mu?
- Önceki dönemden devreden bakiyeler ayrı izleniyor mu?