Gelir ve gider kalemleri, tedarikçi ödemeleri, kasa ile banka hesapları ve hesaplar arası virman. Site yönetiminin finansal kayıt düzeni.
Site yönetiminde para genellikle iki yerdedir: kasa ve banka hesabı. Her ikisi de hesap olarak tanımlandığında, gelen tahsilat ile yapılan ödeme ilgili hesaba işlenir. Dönem sonunda hesabın bakiyesi ile kayıtların toplamı karşılaştırılabilir. Bu karşılaştırma yapılamıyorsa, tablo ne kadar düzenli görünürse görünsün denetlenebilir değildir.
Harcamalar tek bir "gider" yığını olarak değil, kalem bazında tutulur: asansör bakımı, temizlik, ortak alan elektriği, su, personel gideri ve benzeri. Kalem ayrımı yapıldığında dönemler karşılaştırılabilir ve bütçe konuşması somut hale gelir.
Gider ödemesi bir tedarikçiyle ilişkilendirilir. Hangi firmaya hangi dönemde ne ödendiği kayıt üzerinden izlenir; sözleşme yenileme ya da fiyat karşılaştırması gerektiğinde geçmiş ödemeler elde olur.
Kasadan bankaya para yatırmak ya da bankadan nakit çekmek bir gelir veya gider değildir; yalnızca paranın yer değiştirmesidir. Bu hareket virman olarak kaydedilir. Virman ayrı tutulmadığında aynı para hem gelir hem gider gibi görünür ve dönem tablosu şişer.
Seçilen hesap ve dönem için hareketler tarih sırasıyla listelenir; dönem başı devir satırının ardından her hareketin yürüyen bakiyesi görünür. Banka ekstresiyle karşılaştırma bu döküm üzerinden yapılır.
Tahsil edilen tutar hesaplardaki artışla uyuşuyor mu, aynı ödeme iki kez girilmiş mi, açıklaması eksik hareket kalmış mı, virmanlar gelir-gider olarak sayılmış mı? Bu dört kontrol, dönem kapanışında kayıtların güvenilirliğini belirler.
Hesaplarınızı tanımlayın, tahsilat ve gider ödemelerini ilgili hesaba işleyin, dönem sonunda mutabakat yapın.